Kdy je čas přijmout asistentku?

Snad každý podnikatel se dostal do situace, kdy měl víc práce, než dokáže v daný okamžik zvládnout.

A pokud je to navíc práce, která nerozvíjí podnikání, jako je typicky administrativa a papírování, znamená to jediné: překážku v růstu podnikání a nezřídka i příčinu neúspěchu.

V takový okamžik je na místě zvážit, zda by podnikatel neměl využít pomoci asistentky, která mu od neodkladných, avšak neefektivních činností pomůže.

Kdy přijmout asistentku

Nejeden zkušený podnikatel by vám odpověděl, že asistentku je potřeba přijmout IHNED! Pokud si to však nemůžete dovolit, měl by být impulzem alespoň první okamžik, kdy vás tíha administrativních záležitostí donutí odložit něco důležitého.

Jakmile totiž dlouhodobě vykonáváte činnosti, které vám znemožňují věnovat se důležitým věcem, stanete se fakticky sami brzdou vlastního podnikání.

Jak asistentku vybírat

V zásadě existují dvě formy, jak mít asistentku. Tou první je tzv. virtuální asistentka, tou druhou pak klasické přijetí zaměstnance na pozici asistentky.

Virtuální asistentka je ve skutečnosti služba, díky které máte asistentku k dispozici pouze na čas, který potřebujete. Ušetříte čas a často i peníze za pracovní místo a vybavení, které byste pořizovali při zaměstnání klasické asistentky. Virtuální asistentka může perfektně zajišťovat např. přijímání požadavků klientů, obvolávání a zařizování jednoduchých záležitostí apod.

Na druhou stranu v okamžiku, kdy od asistentky potřebujete fyzickou přítomnost, např. z důvodu přijímání a odesílání pošty či balíčků, budete muset sáhnout spíše pro klasické asistentce.

Jakou agendu asistentce svěřit

V okamžiku, kdy asistentku přijmete, je vhodné na ni začít delegovat především záležitosti, které jsou časově náročné a zároveň nevyžadují hlubší znalost dané problematiky.

Předáváním práce asistentce si fakticky kupujete vlastní čas. Proto je důležité důkladně zvážit, jaké věci nechcete dělat, a pokud je to v silách asistentky, bez váhání je na ni ‚přehodit‘.

Nasnadě je delegování nedůležitých telefonátů, odpovídání na jednoduché otázky, přijímání požadavků, běhání po úřadech či třídění papírů.

Rizika při využívání asistentky

Velkou chybou, kterou podnikatelé dělají, je nedostatek trpělivosti a přílišná očekávání. Je nutné přijmout fakt, že mnoho věcí nikdo neudělá tak dobře a tak rychle jako vy sami. Váš čas je však mnohonásobně dražší než čas asistentky, a proto se delegování vyplatí obvykle i v případě, že některé úkony asistentka dělá dvakrát déle, nežli vy.

Dalším nešvarem je neschopnost dát asistentce plnou důvěru. Podnikatelé pak chodí, opravují formulace e-mailů, přerovnávají dokumenty podle svého a neustále dohlíží na naprosté detaily asistentské práce.

Alespoň ve vybraných oblastech byste však měli udělat pravý opak. Svěřit ji a důvěřovat, že práce bude odvedena. Jinak hrozí, že asistentka pro vás nakonec bude znamenat více práce než užitku.

Důvěra však nesmí přerůst v absenci řízení. To je totiž třetí chyba, které se podnikatelé dopouští.

 

Přijmete-li asistentku, nepodceňujte její dostatečné zasvěcení do problematiky, kterou bude řešit. Pokud asistentka nebude mít jasné a přesné zadání, bude její práce mimořádně neefektivní a navíc riskujete, že ji to velmi brzy přestane bavit. Nikdo totiž nechce dělat neužitečnou a neplodnou práci.

 

---

Máte další dotazy k tématu? Nevíte si rady v jiných záležitostech týkajících se podnikání?

Připojte se k facebookové skupině PRAVIDLA PODNIKÁNÍ – PORADNA. Rádi vám poradíme.